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Compliance en tiempos de Covid-19: toca ser más preventivos y precavidos

Cuando la actividad empresarial disminuye no significa que el riesgo de incumplimiento normativo también lo haga, más bien al contrario, al adoptarse nuevas formas de trabajar.

Estos días se está hablando mucho, como no podía ser de otra manera, de los efectos del Covid 19 desde el punto de vista del derecho laboral, mercantil y fiscal. Por supuesto, todos estamos preocupados por las consecuencias que esta crisis sanitaria va a tener en el ámbito empresarial y por saber cuánto tardaremos en reflotar nuestra economía una vez se supere la crisis sanitaria.

No obstante, existen otros ámbitos del derecho como los sistemas de prevención de riesgos y cumplimiento normativo (compliance) que no podemos olvidar justamente por encontrarnos en momentos de confusión e inseguridad en los que ser proactivos se convierte, por una parte, en una necesidad y, por otra parte, denota una actitud responsable de las empresas.

Se trata de una necesidad ya que aun cuando la actividad empresarial ha disminuido, ello no significa que los riesgos penales y el riesgo de incumplimiento normativo también lo hayan hecho, más bien todo lo contrario, por cuanto se han adoptado nuevas formas de trabajar o potenciado otras que aún eran incipientes como el teletrabajo o el comercio electrónico.

Ahora más que nunca hay que demostrar el debido control para prevenir malas prácticas pues no tendría sentido ser más permisivos o dejar de lado determinadas medidas de seguridad y control adoptadas en las empresas porque nos encontramos en un contexto incierto. Justamente en momentos de inseguridad es cuando debemos ser más preventivos y precavidos.

En cuanto a la actitud responsable de las empresas y para acabar de entender la importancia del compliance durante este periodo tan excepcional, no podemos obviar la responsabilidad de las organizaciones con su entorno (empleados, proveedores, clientes, administración pública, etc..).

El compliance tiene que ser parte del ADN de las organizaciones y es por ello que debe estar presente en la toma de decisiones en el seno de las empresas y entidades.

En este sentido, el seguimiento de los programas de compliance ayuda a las organizaciones a estar más preparados para moverse en entornos nuevos, constantemente cambiantes y donde las estrategias deben ser cortoplacistas y moldeables.

Si la empresa ya tiene implementado un sistema de compliance contará con las herramientas básicas de prevención y detección de delitos, es decir, un código ético o de conducta, un órgano de control y un canal de denuncias que debe mantener plenamente operativos. Es más que recomendable recordar a los miembros de la organización la importancia de seguir los principios de actuación que establece el código y demás normativa interna.

La mayoría de empresas ha hecho el esfuerzo para dotar de medios técnicos a sus empleados para teletrabajar, pero eso requiere de un grado más de responsabilidad individual ya que no contamos con un entorno de trabajo, con la cercanía de nuestros compañeros y equipos, que facilitan la interacción, la comunicación y la toma de decisiones. Es por ello que se debe incidir en la importancia de utilizar los canales de denuncia para solventar cualquier duda que se plantee en el marco del compliance y, en su caso, denunciar cualquier riesgo o infracción, también desde casa.

Por último, es el órgano de control el que debe ejercer, si cabe ahora más que nunca, sus funciones de verificación del funcionamiento de los controles internos y del cumplimiento de todas las normativas y recomendaciones emitidas por las autoridades, así como, documentar el funcionamiento de estos controles por si en un futuro fuera preciso acreditar la diligencia debida practicada por la organización.

En este sentido, es muy importante dejar evidencias de todas las medidas que se estén tomando en todos los ámbitos de la organización, como por ejemplo, en la implementación y seguimiento de planes de prevención de riesgos laborales, en las comunicaciones internas, en las políticas de buen uso de los medios que la empresa entrega para poder llevar a cabo el teletrabajo, en los protocolos para la seguridad de la información, así como, en las comunicaciones externas y relaciones con proveedores, clientes, el cumplimiento de los compromisos y contratos con los mismos y resto de colaboradores.

Todo ello nos ayudará primero a dejar constancia tanto del seguimiento de la normativa tan cambiante en estos días, como de las recomendaciones de las autoridades y también de la toma de decisiones adecuadas en momentos de crisis acreditando la diligencia debida en la prevención de riesgos evitando responsabilidades de la persona jurídica.

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