Zona Privada Asociados   |   Boletines Compliance
 
FORMULARIO DE CONTACTO
Deseo suscribirme al Newsletter de la WCA
 

Algunas consideraciones sobre el funcionamiento del Comité de Cumplimiento en el ámbito del ?Compliance?

Autor: Javier Puyol, socio director de Puyol Abogados & Partners

Fuente: Confilegal

 

En el diseño y la organización de un Modelo de Cumplimiento corresponde, de manera inicial, a los responsables de la dirección de la persona jurídica el hecho de promover una cultura de cumplimiento adecuada a la estructura de la organización que tenga, fundamentalmente, un carácter sostenible y que responda tanto a los riesgos como a las necesidades reales de la misma[i].

El desarrollo y la efectiva implementación de este programa puede delegarse en una persona designada al efecto como “Compliance Officer” (o responsable del cumplimiento normativo), o, de manera alternativa, en un órgano colegiado en el cual el responsable será el que ejerza las funciones de presidente del Comité de Cumplimiento, quien deberá formar parte de la estructura jerárquica más alta de la organización. 

Este órgano colegiado o Comité puede ser configurado tanto con un carácter interno o externo a dicha organización, pero, en todo caso, dicho Comité debe tener una vocación de permanencia, y fundamentalmente, debe estar dotado de unas competencias y poderes autónomos tanto de iniciativa, como de control sobre el conjunto de la entidad o persona jurídica[ii].

Es importante subrayar que las atribuciones que se confieren a este órgano de cumplimiento hacen que el mismo se configure como un Comité de carácter autónomo, pero no independiente dentro de la organización.

En este sentido, debe recalcarse que, mientras que la independencia supone y significa “hacer las cosas por sí mismo sin depender de los demás”, en cambio por el término “autonomía” debe entenderse aquel concepto que hace referencia a la capacidad de actuar libremente y de elegir en cada momento aquellas opciones que se representan como más eficaces o convenientes, en este caso, para la persona jurídica.

Fundamentalmente, el concepto que debe ser precisado en el desarrollo del ejercicio de su función es el que se denomina “autonomía funcional”, que hace referencia al ejercicio de las competencias que tiene atribuidas dicho Comité, y que no obsta para que, en su incorporación a la estructura de la empresa, pueda existir una dependencia jerárquica con relación a al mismo.

Por lo tanto, debe interpretarse que el órgano de cumplimiento se encuentre representado por una persona individual, o por un órgano de carácter colectivo, siempre ha de tener un marcado funcionamiento autónomo, pero no independiente, pues ello supondría que el mismo se encontraría al margen del conjunto de la organización del que inexorablemente forma parte, y con el que tiene que interactuar en con intensa relación en el desempeño de sus funciones.

La opción, por una forma o por otra, de estructura en el modelo de “Compliance”, es evidente que representa una opción personal y libre de la organización en función de las circunstancias concurrentes en la propia persona jurídica.

Habitualmente, se indica que un órgano colectivo aporta a la organización una visión mucho más de conjunto, toda vez que a través de su composición las personas que lo integran pueden tener diferentes especialidades, que aporten una mayor información y versatilidad en el desempeño propio de las funciones encomendadas a dicho órgano de cumplimiento, a diferencia de lo que ocurre cuando el órgano de cumplimiento está integrado exclusivamente por una persona física, que es quien desempeña todas las funciones que la Ley y la Fiscalía General del Estado le atribuyen.

Como antes se indicó, el órgano de cumplimiento debe ser dependiente de la más alta dirección de la organización, y su misión no puede ser otra que la de regular, ejecutar y garantizar en lo posible, el cumplimiento de los deberes de supervisión, vigilancia y control de los riesgos de la entidad de la que forma parte.

DEBE CONTAR CON RECURSOS Y MEDIOS ECONÓMICOS

Es evidente, que el órgano de cumplimiento ha de contar con los recursos y medios económicos, materiales y humanos que en cada caso sea necesarios para el correcto funcionamiento y desempeño de sus funciones de manera acorde con el propio programa de cumplimiento establecido en la persona jurídica.

Al hilo de ello, debe considerarse que una organización que establece un modelo de cumplimiento que no cuente con los indicados recursos, es evidente que no responde a las exigencias de la eficacia que debe presidir su funcionamiento.

En cuanto a la composición del órgano de cumplimiento, todos sus miembros deben responder básicamente a los principios de mérito y capacidad en el desempeño de las funciones que se le van a ser atribuidas.

Así, la persona o personas designadas deberán contar con la experiencia adecuada, y la formación necesaria para el cumplimiento de las funciones que le sean atribuidas.

La dirección de la persona jurídica, asimismo, debe velar por la capacitación y la formación continua de las personas que integren dicho órgano de cumplimiento, de modo y manera que sus conocimientos se encuentren siempre en consonancia y acompasados con las atribuciones y las competencias que les sean asignadas.

ROLES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO

Por ello, en la composición del Comité de Cumplimiento, es conveniente asignar roles propios a cada persona que lo integre, de tal forma que se tendrá en cuenta sus conocimientos, aptitudes y experiencia al objeto de encuadrarlos en las funciones que estén llamados a desempeñar, suponiendo ello, en primer término que el Comité puede contar con profesionales que dispongan de una formación y una expertise que enriquezca su funcionamiento, dotándolo, en cualesquiera de los casos de una mayor eficacia.

Consecuentemente con ello, cada vez se hace más necesario que las funciones que internamente tiene asignado un Comité de Cumplimiento se encuentren debidamente estructuradas, a los efectos de proporcionar un nivel de actuación muy tecnificado y objetivo en su actuación.

En consonancia con ello, es procedente la incorporación de profesionales expertos en “Compliance”, con funciones especializadas en este ámbito, que pueden desarrollar funciones específicas aportando valor a la labor que compete realizar a dicho comité.

Así, podemos hablar de:

(i) profesionales expertos en políticas y protocolos de la empresa;

(ii) la de especialistas en sistemas de gestión de “Compliance”;

(iii) o en la implantación de sistemas de gestión anticorrupción;

(iv) los auditores forenses en sistemas de gestión de “Compliance” penal y anticorrupción, o

(v) en gestión de protección de datos personales; y, finalmente,

(vi) expertos en auditoria y gestión de canales de éticos o de denuncias, de acuerdo con las exigencias y las necesidades de cada organización en cada momento.

 

Desde el punto de vista estructural, dicho Comité puede encontrarse dirigido por el “Chief Complicer Officer” (responsable jefe del cumplimiento normativo) o presidente, y contar con un secretario del mismo.

Y ello con independencia de la existencia de vocales en un número suficiente, que representen, a áreas de la persona jurídica como pueden ser: recursos humanos; calidad, responsabilidad social corporativa, auditoria, asesoría jurídica, y cualesquiera otras cuya presencia se juzgue conveniente o necesaria para el buen funcionamiento del citado Comité, y todo ello, sin perjuicio de la existencia de los profesionales que desempeñen su función en el ámbito del Compliance, a los que se ha hecho referencia anteriormente.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Dentro de las funciones que de ordinario pueden atribuirse a estE Comité de Cumplimiento, pueden ser, entre otras, las que se citan seguidamente[iii]: 

a). La redacción, implementación e interpretación del programa de gestión de Cumplimiento Normativo, del Código Ético, de la política para la prevención de riesgos y en general de las restantes normas o protocolos de prevención que puedan ser objeto de desarrollo y aplicación en dicha persona jurídica o entidad.

b).  La identificación y supervisión de los riesgos.

c). La asignación de responsabilidades derivadas del programa de cumplimiento a todos los trabajadores de la persona jurídica.

d). La investigación, tramitación, instrucción y propuesta de sanción en relación con cualquier conducta constitutiva de posible infracción penal, civil, mercantil, administrativa, tributaria o del Código de Conducta, de conformidad con el Código de Conducta y con el sistema disciplinario de la empresa.

e). La definición y aprobación los códigos, manuales y políticas de prevención en materia de cumplimiento, así como su interpretación con carácter general, y la adopción de las decisiones generales para la divulgación, conocimiento y aplicación continuada de los mismos.

f). El diseño e implementación de planes de formación en materia de cumplimiento y de infracciones del Código de Conducta, dirigidos a los empleados de la Entidad, con periodicidad suficiente como para garantizar el conocimiento en estas materias por empleados, y en general y en la medida que les sea de aplicación, por otros actores que se relacionen con la Entidad.

g). La vigilancia del cumplimiento de la normativa aplicable a la entidad y del Código de Conducta de esta, promoviendo su conocimiento e interpretando sus normas, así como resolviendo las dudas o cuestiones que a este respecto se puedan plantear.

h). La obligación de informar regularmente sobre su propia actividad a la alta dirección de la persona jurídica o entidad.

i). La elaboración periódica de informes, memorias y documentos de su actividad.

j). La evaluación también con carácter periódico, con recursos internos y en su caso externos, de los cambios y mejoras que sean convenientes introducir en el Programa de Prevención de Riesgos, en especial, en caso de detectar áreas de riesgo no reguladas o deficiencias en el sistema.

k). El establecimiento de los sistemas adecuados de control para la prevención de delitos, incluida la descripción y valoración del mapa de riesgos de cumplimiento y controles asociados por áreas o unidades de negocio, el protocolo de reacción ante la comisión de posibles delitos o infracciones del Código de Conducta y el desarrollo del procedimiento de denuncia vinculado al Canal Ético de la organización.

l). La vigilancia del funcionamiento de dichos controles, mediante revisiones periódicas y emisión de informes de cumplimiento, con las propuestas de mejora detectadas.

Para ello, coordinara con los responsables de las diferentes áreas funcionales, las actividades de monitorización de los controles del programa de prevención de riesgos (financieros, laborales, protección de datos, legales, sistemas, seguridad, mantenimiento, etc.).

La aprobación del Plan anual de las actividades del ejercicio siguiente y, en su caso, su presupuesto correspondiente.

m). La gestión y supervisión del Canal Ético, como se establece en el Procedimiento de Gestión del Canal Ético 

n). La información a los órganos de gobierno de la entidad en situaciones de urgencia o consideradas excepcionales derivadas de la recepción de denuncias o incidencias graves a través del Canal Ético.

ñ). El establecimiento de aquellas modificaciones que procedan respecto de los controles del programa de prevención de riesgos, bien impulsando nuevos controles, eliminado otros, y modificando e interpretando los que procedan como consecuencia de la propia actividad ordinaria y de los riesgos de la Entidad en cada momento, sin que sea necesario que la modificación a dichos controles deba ser aprobada por la dirección de la persona jurídica o entidad.

o). Todas aquellas otras funciones, ya sean de carácter singular o permanente, que sean acordadas por la alta dirección de la organización o que le atribuyan las políticas de prevención de riesgos, de gobierno corporativo y transparencia o los Estatutos de la entidad.

ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO QUE DEBEN SER REGULADOS

Adicionalmente, deben ser regulados otra serie de aspectos relativos al funcionamiento del Comité de Cumplimiento, como puede ser[iv]:

a). El acceso a la información y documentos generados por la persona jurídica, que tengan relación y se encuentren vinculados al ámbito de sus competencias en el ámbito del Compliance.

En particular, la generación del correspondiente repositorio de documentos, evidencias y pruebas como consecuencia del desarrollo de las competencias que la organización le haya atribuido.

b). La exigencia de la colaboración de todos los empleados de la entidad con dicho Comité, para posibilitar el ejercicio de sus funciones.

c). La aplicación de los principios de transparencia, independencia, confidencialidad, diligencia y competencia profesional en el ejercicio de sus competencias.

d). La no sujeción a de instrucciones de terceros en el desarrollo de sus funciones.

e). La indemnidad respecto a estos por sus opiniones, actuaciones y decisiones en las que intervengan en el seno del Comité, salvo que, a su vez, incurran en algún ilícito o conducta irregular de naturaleza dolosa o culposa. 

f). El secreto de sus deliberaciones y acuerdos, y el deber general de abstenerse de revelar cualquier tipo de información, dato o informe a los que tuvieran acceso o conocieran con motivo de sus funciones, y en particular las relacionadas con incidencias del Canal Ético, así como a no emplear tal información en beneficio propio o de terceros, subsistiendo la referida obligación aun cuando hubiesen cesado en su cargo como miembros del Comité, o en su condición de empleados o de la Entidad.

g). Los protocolos de actuación y de investigación de los asuntos, en el uso legítimo de sus competencias en el ámbito del “Compliance”.

h). El régimen de sus reuniones, de las convocatorias y de los acuerdos que se adoptan como consecuencia de sus funciones.

i). Y cuantas otras cuestiones sea preciso procedimentar en el seno de la organización, a los efectos del debido funcionamiento del Comité de Cumplimiento, a los fines de las labores encomendadas.

 

La seguridad jurídica en su funcionamiento, y la previsibilidad en todas actuaciones, de acuerdo con la normativa que, en cada caso, lo regule constituyen elementos esenciales para su correcto funcionamiento, a los efectos de preservar en todo momento las garantías jurídicas que deben presidir su actuación.

 

—————

 

[i]  Cfr. Guía de programas de cumplimiento en relación con la defensa de la competencia. CNMC. Madrid 2020.

[ii] Cfr.: Indecopi. “Guía de programas de cumplimiento de las normas de libre competencia”. Septiembre de 2019. Lima (Perú)

[iii] Cfr.: IFEMA. Programa de Prevención de Riesgos. “Reglamento del Comité de Cumplimiento Normativo”. 30 de octubre de2019.

file:///C:/Users/javie/Dropbox/ARTICULOS%202020/REGLAMENTO%20COMITE%20DE%20CUMPLIMIENTO%20NORMATIVO.pdf

[iv] Cfr.: IFEMA. Obra citada.

 


 
Patrocinadores
Colaboradores
Entidades Asociadas

Esta web utiliza cookies para obtener datos estadísticos de la navegación de sus usuarios.
Si continúas navegando consideramos que aceptas su uso. Más información X Cerrar