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16/04/2024

Medidas para reforzar el programa de cumplimento aplicado en una compañía


Autor: Abg. Juan Carlos Mejía de los Reyes

FEXLAW Abogados

Comité de Compliance Penal - Capítulo Ecuador. 

El programa de cumplimiento brinda a las compañías que lo implementan varios beneficios. Uno de ellos es que dependiendo del país, es capaz de atenuar o eximir la responsabilidad penal de la persona jurídica. No obstante, esto no debería ser la finalidad última de un modelo de compliance, sino la mera consecuencia de su aplicación efectiva[1]. De esta manera, debemos entender que son varias las medidas que pueden reforzar el programa de cumplimiento, y gracias a ello tener mayor tranquilidad en caso de que la compañía se vea involucrada en una investigación fiscal o proceso legal. A continuación, me permito ejemplificar algunas medidas.  

La primera, se encuentra relacionada con la identificación de riesgos – en el caso ecuatoriano, el requisito establecido en el inciso cuarto numeral uno del artículo 49 del COIP – es así que, no basta solamente con reconocer los puntos débiles de un proceso o área de nuestra compañía que pueda generar contingente legal a la compañía, sino que, una vez que los mismos hayan sido registrados, se debe tomar cartas en el asunto con el objetivo de prevenirlos.  Un programa de cumplimiento que no guarda relación con la gestión de aquellos riesgos más relevantes vinculados a los peligros ya identificados de su actividad, nunca podría ser catalogado como efectivo ya que falla en su núcleo[2]. Es por ello, que es necesario que el área de cumplimiento debe realizar una evaluación constante a los riesgos para poder evitar los mismos, y así, poder examinar la eficacia de las medidas que se han tomado frente a cada uno. 

La segunda medida que me gustaría puntualizar, es la importancia del presupuesto que destina la compañía para el desarrollo y funcionamiento del programa de cumplimiento sea el adecuado. Recordemos que el área de cumplimiento si bien pertenece a la compañía, cumple con funciones de manera autónoma e independiente respecto a los demás trabajadores. Por ello, es importante que en cada cierre de año, la compañía realice un presupuesto anual que se destine específicamente para el área, con el objetivo de que pueda alcanzar todas las actividades propuestas, como por ejemplo capacitaciones, desarrollo de un mejor canal de denuncias, implementación de nuevos procesos, etc. La ausencia de recursos económicos normalmente produce la asfixia de la función de Compliance, circunstancia que degrada paulatinamente su autonomía y puede incluso socavar su independencia[3]. Es por ello, que se debe brindar la importancia debida a destinar anualmente un presupuesto para el buen funcionamiento del programa de cumplimiento, y así el área a cargo no deba estar a la espera de decisiones de terceros para poder cumplir con sus actividades planificadas. 

La tercera medida es la contratación de una firma encargada de auditar el programa de cumplimiento. El resultado de una auditoría externa puede ayudar al área de cumplimiento, accionistas/socios y directivos de la compañía a conocer la situación real del estado del programa de cumplimiento, y así, obtener recomendaciones para un mejor desarrollo del mismo. Si bien, el área de cumplimiento es la encargada de revisar y actualizar permanentemente las políticas, procesos, programas de capacitación de la compañía, etc, es importante contar con una segunda opinión, con el fin de asegurar que las medidas correctivas que se están tomando son las adecuadas para que la cultura de cumplimiento se fortalezca cada vez más.  

Como reflexión final, me gustaría indicar que cada una de las medidas propuestas deben ser analizadas según los procesos que más se adecuen a la compañía, pero en caso de no hacerlo, no podremos estar seguros de si realmente están funcionando las medidas que estamos adoptando para reforzar nuestro programa de cumplimiento, y por ende, no tendremos la certeza que si la compañía está mejorando y funcionando mejor. 

 

 

[1] Chanjan, R (2019). Reflexiones sobre el Compliance penal.

[2] Artaza, O  (2013). Sistemas de prevención de delitos o programas de cumplimiento. Breve descripción de las reglas técnicas de gestión del riesgo empresarial y su utilidad en sede jurídico penal.

[3] Casanovas, A (2015). ). Cinco cuestiones clave para evaluar la solvencial del modelo de Compliance.

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