Jesús Ortega: “El ‘compliance’ digital ayuda a prevenir los riesgos derivados de la transformación digital de cualquier entidad”

Apasionado de la ética empresarial y compliance, Jesús Ortega cuenta con una probada experiencia en la implementación de sistemas de gestión de compliance en diversos países, la creación de departamentos legales y de cumplimiento y la adaptación de empresas a la cultura de compliance. Al mismo tiempo, atesora experiencia como miembro de Consejos de Administración y de Comités de Cumplimiento, Comités de Diversidad e Inclusión y Comités de Dirección

A lo largo de su carrera profesional en empresas como Aqualia, Afflelou e Yves Rocher, ha compaginado la actividad legal con el desarrollo de políticas de cumplimiento a medida. «Entre mis retos como chief compliance officer han estado la implementación, desarrollo y supervisión de sistemas de compliance de empresas, tanto a nivel nacional (España) como a nivel internacional, en casi veinte países de Europa, Latinoamérica y MENA», explica en declaraciones a Economist & Jurist.

Ortega, un estudioso del cumplimiento normativo, tiene ante sí el reto como director global de compliance de Cuatrecasas, puesto de nueva creación en el seno de la firma, de desarrollar un sistema global para este despacho de corte multinacional con presencia en los cinco continentes.

«Cada negocio es distinto; hay que conocer bien la actividad de la empresa para desarrollar un buen programa de compliance. Cuando uno aterriza en una organización, es conocer bien, de forma transversal, toda la organización, cómo interviene cada agente y conocer bien todos los procesos de la entidad», explica a Economist & Jurist.

Para Ortega, «no se trata de que una empresa tenga más complejidad que otra a la hora de implementar dicho sistema de cumplimiento, sino simplemente conocer cuál es la forma de trabajar, cómo se interactúa y cómo se desarrolla cada departamento, tiene sus peculiaridades».

En este sentido, reconoce que «la posición de director de cumplimiento me ha permitido conocer y trabajar en profundidad en la gestión de riesgos, las metodologías de control interno y las formas más adecuadas de comunicación para transmitir los principales elementos del sistema de compliance a los stakeholders de la compañía, descubriendo también de esta manera el apasionante mundo de la formación, lo que me ha dado la oportunidad de participar como docente en programas de compliance de importantes escuelas de negocio».

Ahora, en Cuatrecasas, ocupará el papel de director global de cumplimiento. Este despacho ya tiene muchos elementos de un sistema de cumplimiento en marcha; por ejemplo, por ser sujeto obligado de blanqueo de capitales, tiene una unidad técnica al análisis de las situaciones para la prevención de blanqueo de capitales; hay otra unidad de conflict validation para validar esos conflictos que puedan existir dentro de la empresa, al igual que un sistema de protección de datos que está implementado.

Su llegada refuerza el Área Legal & Compliance de Cuatrecasas que, dirigida por Carlos Gallego, tiene competencias sobre ética y conducta profesional, conflictos, cumplimiento normativo (PBC/FT, DAC6, procedimientos internos y compliance general) y la asesoría jurídica interna.

El compliance digital es clave

El elevado papel del entorno normativo y el uso que hacen firmas como Cuatrecasas de herramientas tecnológicas han hecho que haya surgido el concepto de compliance digital, como conjunto de medidas para prevenir riesgos e infracciones en el seno de cualquier entidad. Eso ha hecho que las políticas de compliance se hayan sofisticado más. Despachos como Cuatrecasas no son ajenos a esta nueva coyuntura.

«Se ha convertido en un elemento fundamental de las políticas de compliance, sobre todo ahora que muchas empresas asumen su proceso de digitalización. En esa transformación digital se detectan riesgos inherentes al negocio que surgen como consecuencia de su desarrollo. Siempre que existe una posibilidad de afrontar un nuevo riesgo, hay que mitigarlo, venga de donde venga. El compliance digital ayuda a prevenir determinados riesgos de la organización», aclara.

En este escenario, «las políticas de protección de datos están alineadas con la estrategia de cumplimiento de la organización. En el momento que interactúas con clientes y proveedores, es fundamental contar con un sistema robusto que mitigue estos riesgos para evitar infracciones o las tan temidas brechas de seguridad que pueden cuestionar la reputación de cualquier empresa».

Respecto a esas brechas de seguridad, Ortega señala que «es uno de los retos para cualquier organización porque se trata de proteger toda la información propia y la de nuestros clientes. Esa información debe estar protegida porque puede verse dañada la reputación del despacho y al mismo tiempo la del propio cliente perjudicada por dicha brecha de seguridad. En este tipo de situaciones, es importante que la empresa cuente con un protocolo de actuación ante estas situaciones. Los procedimientos tienen que existir, son necesarios».

A su juicio, «es bueno tener por escrito la forma de trabajar y de actuar ante determinadas situaciones. Es un elemento clave de toda nuestra política de compliance tenerla a mano para saber cómo actuar en cada momento. Hay que darse cuenta de que las empresas y las personas cambian por distintas circunstancias; al final, la forma de actuar debe quedar por escrito para saber gestionar cualquier situación».

El compliance como algo global

Ahora, Cuatrecasas ha elegido a Jesús Ortega, por su experiencia contrastada en materia de cumplimiento, para diseñar un plan global de compliance. «Nuestro papel como compliance officer global, al igual que pasa en otras organizaciones, es implicar a todas las áreas del despacho en este cometido. Todos los procesos tienen impacto en la política de compliance, con lo cual hay que trabajar mucho la comunicación interna; desarrollar programas formativos y crear cercanía«, comenta.

Desde su punto de vista, «el compliance officer hay que verle como un aliado que aporta valor al negocio y nos protege de los riesgos. Esa protección no es solo para las organizaciones sino también para las personas que las forman. Cuando se materializa un riesgo, no es solo para la persona jurídica sino también para la persona física. Con un buen sistema de compliance, estas personas físicas se sienten más protegidas y el riesgo se mitiga. El riesgo cero no existe, pero si tienes barreras y políticas claras puedes reducir su impacto y desarrollo».

Sobre las claves para que un sistema global como el que tiene ante sí de implantar en Cuatrecasas funcione, Jesús Ortega cree que lo más importante es «que todo el mundo en la organización conozca y vea el valor de crear este sistema de compliance, hay que cumplir con la normativa y desarrollar una política que mitigue esos riesgos, pero debemos entorpecer lo justo el desarrollo del negocio».

En su opinión, «nosotros evitamos problemas, no queremos amargar la vida a nadie. Hay acciones que implementas hoy y no tienen efecto hasta años después, por eso hay que saber prevenir sin parar la actividad de la organización. Al mismo tiempo, hace falta cierta comprensión por parte de la dirección de la empresa que gestiona el negocio. Es evidente que hay que hacer algún cambio pero sin ser invasivo. Al final, se trata de evitar problemas que pueden generarse en la empresa y en su cuadro directivo».

Para Ortega, «hay mucho trabajo hecho dentro de la organización que forma parte de un sistema de compliance. Ahora, de lo que se trata es de dar unidad a todos estos elementos, ver un análisis de lo existente para comprobar qué huecos existen y qué hay que rellenar».

Se trata de darle una continuidad para, en el futuro, ir viendo qué estructura de sistema de compliance se quiere tener. Si se prefiere una gran estructura donde vayan al sistema de compliance otras áreas que son habituales en las empresas, como el task compliance o el labour compliance, para incluirlos dentro del sistema de compliance del despacho».

Unificar políticas para reducir riesgos

Nuestro interlocutor es consciente del reto planteado por la dirección del despacho de «crear un sistema de compliance unificado que dé robustez y proteja de cualquier posible riesgo y evite el riesgo reputacional de la firma».

En este contexto, Jesús Ortega subraya el carácter internacional de Cuatrecasas con oficinas en las principales ciudades del mundo. «Hay que conocer bien cómo funciona en cada uno de esos países y la responsabilidad penal y administrativa que puede tener la persona jurídica en cada una de ellas, analizarla, pero es algo que contemplamos en la organización de este sistema de compliance global para dar cobertura al despacho en cualquier jurisdicción donde estamos implementados».

En este trabajo, este experto reconoce que es de gran utilidad trabajar con los parámetros de las ISO como la 19600, que recoge las directrices para implantar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance eficaz. «Estos estándares son muy buenos, como la 19601 o la 37301, donde ya se habla de las superestructuras de compliance. También hay que contar con los estándares de la FCPA americana o los del Banco Mundial, que están presentes en el desarrollo de cualquier sistema de cumplimiento».

Cuatrecasas, como despacho, fue de las primeras firmas que puso en marcha un Código Ético y un Código de Conducta Profesional para todos los profesionales que trabajan en la firma, refrendados por el Consejo de Administración del despacho, al igual que este sistema global de compliance que ahora se perfila.

«Nuestro Consejo de Administración es consciente del crecimiento del bufete y parte de su trabajo se basa en la prevención de los riesgos inherentes a la actividad del despacho. El compliance ayuda a la prevención de los riesgos, tanto reputacionales como penales de cualquier entidad», destaca.

En este escenario de reducción de riesgos, la gestión de los clientes y la relación con los proveedores aparecen como claves para cualquier organización e inciden directamente en Cuatrecasas. «Es necesario que todas las terceras partes se les involucre en el sistema de compliance. Todos los stakeholders forman parte del sistema y deben estar alineados con los principios y valores de la firma. En determinados casos, por prevención de blanqueo de capitales a través del know your customer, tenemos que saber qué hacen y saber con quién vamos a interactuar», concluye.

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