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Ojo con las invitaciones y los regalos

A pesar del año tan particular, las costumbres navideñas no se aplazan y hacer invitaciones o enviar regalos debe tener especial atención cuando los destinatarios son funcionarios públicos.

Autor: Andrés Jiménez

Fuente: Dinero

La excesiva generosidad en este campo puede resultar muy cara para las empresas, como algunas de ellas lo han comprobado.

La época y el ambiente festivo pueden hacer perder de vista el riesgo legal que puede acarrear tener atenciones o hacer regalos sin cumplir los estándares necesarios de compliance. La legislación y guías sobre la materia son diversas dependiendo del país, por lo cual este tema adquiere mayor importancia tratándose de empresas que operan en varias jurisdicciones.

Por el lado de las compañías, como parte de la gestión de sus riesgos deben tener políticas claras sobre regalos, hospitalidad y gastos, con el fin de que estos no sean interpretados como un mecanismo para generar una influencia indebida en un funcionario público. También puede existir el caso de que, sin los controles adecuados, un empleado abuse indebidamente de los recursos de la empresa con el objeto de cumplir sus metas comerciales.

El tema es igualmente sensible, como quiera que en muchas jurisdicciones la legislación local no trata suficientemente el asunto y, además, las invitaciones y los regalos hacen parte de tradiciones culturales. 

Para lidiar con este riesgo, algunas legislaciones recomiendan definir de manera transparente este asunto por parte de la administración de la empresa, señalando qué se considera como razonable y aceptable en este tipo de prácticas.

Algunos temas que se incluyen en estas políticas empresariales incluyen la definición del límite para hacer regalos, los procedimientos para documentarlos, la intención de buena fe con la que deben ser hechos y que los mismos no generen expectativa alguna de reciprocidad. El catálogo y las posibilidades son amplias, por lo que se requiere de un trabajo importante para mitigar los riesgos.

En algunos casos, estos gastos de hospitalidad o regalos han generado otros importantes gastos legales y multas a empresas multinacionales pues, según el criterio de las autoridades, los mismos violaron las reglamentaciones sobre la materia.

Un ejemplo es el de Telefónica Brasil, la cual fue multada por la Securities and Exchange Commision (SEC) de los Estados Unidos en 2019, por haber entregado boletas y paquetes de hospitalidad en el Mundial 2014 a varios funcionarios gubernamentales, los cuales estaban en posición de influenciar acciones legislativas y regulatorias en asuntos directamente relacionados con la compañía.

En Colombia, se recomienda que las empresas sujetas a la implementación de guías de buenas prácticas empresariales bajo la jurisdicción de la Superintendencia de Sociedades incluyan este tipo de asuntos en sus manuales y políticas de compliance. 

Sin embargo, la otra cara de la moneda corresponde a los funcionarios públicos. Las recomendaciones internacionales mencionan que debería existir una política y orientación sobre cómo responder y gestionar esta clase de regalos e invitaciones. Una adecuada política debería incluir un manual, el cual defina el manejo que los funcionarios deben darle a esta clase de situaciones en aras de evitar conflictos de interés, malas interpretaciones y, sobre todo, actos de corrupción.

Por ejemplo, debería ser claro para el funcionario cuándo es necesario reportar un regalo o invitación, cuándo y cómo rechazar uno que se considera indebido, y qué sucede si alguno de esos esos “regalos” son recibidos -igualmente- por miembros de su familia.

La inversión en la adecuada gestión de estos temas es el mejor regalo de la empresa para evitarse un dolor de cabeza el día de mañana.

 


 
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