Hablar de mecanismos de reporte (o líneas éticas), puede ser complejo cuando no hay un contexto sobre el cual se pueda desarrollar. En mi caso, la forma por la que conocí de su existencia fue un poco más fuerte de lo que hubiera querido experimentar.
“¡Me amenazaron de muerte!”, fue la expresión que escuché del otro lado del teléfono, después de que mi esposa/socia recibiera una llamada de extorsión. Así es, vivir esta experiencia fue la que nos motivó a buscar una solución a través de la cual, los empresarios y trabajadores de Latinoamérica, no tuvieran que vivir algo similar.
Luego de varias semanas de investigaciones y entrevistas con los colaboradores de la empresa, se reveló que había sido un ejecutivo de confianza el autor de la extorsión, en “equipo” con un par de personas más. Las entrevistas también revelaron que muchos de los trabajadores, sabían quiénes eran los responsables, pero por temor a la represalia, guardaron silencio.
Al final, la lección aprendida de esta experiencia fue que era necesario asegurar canales de comunicación que permitan a los colaboradores (y otros grupos de interés), hacer sus reportes de forma segura y generando la confianza necesaria para que revelen la información clave que permita mitigar el riesgo de faltas y fraudes en la organización.
A raíz de esto también se aprendieron otras lecciones sobre el manejo de la información y principalmente sobre lo que motiva a las personas a hablar o bien permanecer en silencio. Comprender los factores por los que las personas no reportan se vuelve fundamental.
¿Temor a represalia? Así es, este es el factor número 1 por el cual las personas no reportan los casos de fraude, extorsión y otro tipo de faltas de conducta. No obstante, estas faltas pueden ser fácilmente identificadas a través de un mecanismo de reportes éticos ya que está demostrado, que bien manejados, generan la confianza necesaria para que las personas decidan reportar.
No podemos culpar a nuestros colaboradores o a cualquier persona perteneciente a uno de nuestros grupos de interés si no quiere reportar un caso como estos. No podemos pretender que quieran ser héroes, o peor aún, mártires. Nadie está dispuesto a arriesgarse a menos que cuente con un mecanismo que le facilite mantener su identidad segura, confidencial o incluso anónima.
Como lo dice el título, los mecanismos de reporte son fundamentales para un programa de compliance en su empresa. Según la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE, por sus siglas en inglés), en su Reporte a las Naciones 2020, más del 55% de los problemas y fraudes en una organización se detectan a través de un “tip”, sin embargo, casi el 80% de estos reportes se reciben a través de las líneas éticas de las compañías.
Este último dato revela la importancia de contar con una línea de reportes éticos en las empresas. No es un “nice to have”, es un “must have”. Adicionalmente, este tipo de mecanismos es 3 veces más efectivo que el siguiente mecanismo de control interno.
¿Outsourcing o En Casa?
Esta es la “pregunta del millón”. No hay nada escrito acerca de la inviabilidad de contar con mecanismos de denuncia manejados internamente en una organización. Es más, usualmente los reguladores exigen que las organizaciones cuenten con mecanismos de reporte, sin embargo, en ningún lugar está escrito que estos deban ser tercerizados.
¿Entonces qué es lo más conveniente? La respuesta a esta pregunta se basa en las buenas prácticas y en el efecto psicológico que tienen las líneas externas en relación a las líneas manejadas “en casa”.
Hay 3 grandes ventajas que hacen de contar con una línea ética externa, una buena práctica para su programa de ética y cumplimiento:
En conclusión, contar con un programa de compliance robusto no será suficiente si no se cuenta con mecanismos que faciliten una cultura de reporte, es decir, que permita a las personas hablar abiertamente y sin temor. Considere seriamente tercerizar sus mecanismos de reporte, ello impulsará una cultura de valores y cumplimiento en su organización.
12 de Octubre
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