Gestión de la ética organizacional para prevenir la comisión de delitos a lo interno de las empresas

El devenir de una empresa encierra en el día a día diferentes actividades para el ejercicio de nuestras funciones, como preparar reportes, reuniones de equipo, reuniones con clientes, entrevista a nuevos candidatos, etc. Para cada una de ellas cada miembro del equipo necesita determinado conocimiento técnico que le hace saber como desempañar su tarea, pero también en su actuar cada individuo lleva una carga moral o ética, ese sustrato que le permite reconocer, más allá de la técnica o la pericia, el bien hacer o el deber ser de esa acción.

Si nos quedamos en el terreno de la moral, sabemos que estamos lidiando con prácticas generalizadas que son parte intrínseca de la cultura y las costumbres de un individuo. En cambio, si valoramos el campo de la ética podemos analizar el comportamiento del individuo a partir del pensamiento, lo que nos permite llegar a justificar con fundamento teórico la mejor forma de vivir y actuar, aceptado universalmente, por toda sociedad, en cualquier tiempo y de mayor beneficio para la colectividad.  

De tal manera, muchas empresas optan hoy en día por el diseño de un Código de Ética, similar al que muchos como profesionales nos adherimos para poder participar de un colegio profesional. Es precisamente un modelo de ética por cuanto no puede pretenderse buscar la cohesión moral de un grupo de individuos reunidos únicamente por el interés de trabajar para una misma empresa. Por el contrario, sí podemos justificar desde la ética la finalidad que tiene ese deber ser del comportamiento de los individuos para beneficio de la colectividad.

La creación e instauración de un Código de Ética dentro de una organización debe empezar en una mesa de trabajo, donde accionistas y junta directiva determinen que valores identifican a la organización y cuáles principios éticos reflejan el actuar esperado de sus colaboradores. Es indispensable el compromiso desde la alta dirección para poder hacer de esta implementación un proceso sólido y transversal a la organización. No existe una curva de crecimiento o sensibilización para establecer un Código de Ética, las conductas serán, desde su instauración, apegadas o contrarias a la ética y esto no debe quedar a medias tintas. El respaldo de la alta dirección desde el día cero es necesario para dejar claro, sin lugar a duda o excepciones, que las conductas desviadas de la declaración ética de la organización no son aceptables.

Cada colaborador debe poder entender y tener acceso directo al Código de Ética, para esto es necesario no solo publicar o circular el documento sino también poder capacitar a cada uno de los colaboradores en el contenido del Código de Ética. Es importante además que este Código de Ética sea de aplicación general, sin distinción de posición jerárquica o tiempo de servicio en la compañía.

Con el tiempo y la capacitación continua, los principios contenidos en el Código de Ética podrán ser internalizados por los colaboradores y esto hará posible el desarrollo de una cultura ética organizacional que sea compartida por la colectividad tal así que, ante un nuevo ingreso esta persona se vea compelida a adaptarse a la cultura de la organización basada en un modelo ético para el desarrollo de sus funciones.

Este primer esfuerzo, significa la columna vertebral de una gestión preventiva de cumplimiento, y es a partir de aquí que podemos empezar a diseñar las políticas y procedimientos atinentes a cada uno de nuestros ejes regulatorios.

Desde el eje de prevención de lavado de activos y anticorrupción debemos desarrollar las políticas relacionadas para poder dar cumplimiento a los requisitos normativos que establece la legislación del país en el cual mantenemos operaciones. Con la finalidad de prevenir la comisión de delitos necesitamos contar con al menos las siguientes políticas: Política de anticorrupción, Política de prevención de lavado de activos y de Prevención de fraudes a lo interno de la compañía.

La política de anticorrupción debe dejar claro a los colaboradores la cero tolerancia a actos de corrupción. Para esta política deben reconocerse primero las actividades que realiza la compañía, mis contrapartes públicas y privadas para poder realizar la identificación de mis riesgos de acuerdo con el país donde me encuentro, sector o región, riesgos de la actividad comercial, y riesgo de interacción con el sector público. Esto va de la mano también con capacitación sobre mejores prácticas para la negociación o cierre de negocios con entidades de gobierno. Es preciso capacitar no solamente a nuestros colaboradores directos sino también poner énfasis en aquellos proveedores que son la cara de la empresa frente a diferentes instituciones de gobierno como por ejemplo los proveedores de mensajería.  Adicionalmente, esta política debe contemplar normativa sobre donaciones y patrocinio para eventos, protocolos para debida diligencia en actividades de fusión y/o adquisición. Finalmente, pero no menos importante debe contarse con un canal de alerta y la garantía de no represalias a los colaborares y terceros interesados que quieran dar alertas de incumplimiento de la política.

La política de prevención de lavado de activos debe incluir el procedimiento para la debida diligencia de los clientes, empleados y proveedores. Definiciones importantes como PEPs, transacción sospechosa, transacción inusual, etc, funciones del Oficial de Cumplimiento, información para la categorización por riesgo de los clientes, así como el procedimiento para llevar el registro y remisión de los reportes a la autoridad. Esto puede contener de manera adicional políticas separadas para detección de PEPs, monitoreo de las transacciones de los clientes, política para la detección de operaciones sospechosas. Lo anterior, es esencial que sea compartido y de acceso público a todos los colaboradores, así mismo es indispensable crear consciencia que prevenir el lavado de activos a lo interno de la organización es un deber de todos y no únicamente de la oficialía de cumplimiento.

La publicidad del documento de igual manera que con el caso de la política anticorrupción debe ir acompañada de la capacitación a los colaboradores, poniendo énfasis especialmente en las áreas de vinculación de proveedores, colaboradores y clientes. Así mismo, se debe contar con el canal de alertas e incluir en la política la garantía de no represalias en contra de los trabajadores que levanten una alerta.

Finalmente, la política de prevención de fraudes a lo interno de la empresa debe iniciarse con la revisión de los riesgos asociados a las actividades que desarrolla la compañía. En esta política debemos incluir aquellos riesgos de fraude no contenidos en las políticas anteriores como el de apropiación indebida de activos de la empresa, o fraudes en información contable o financiera. De igual manera debemos estar conscientes de los riesgos propios a la actividad que desarrollamos y además de las áreas o departamentos de la compañía con mayor asignación de poderes o haberes de la compañía.  Es recomendable, para este propósito y los contenidos en las anteriores políticas, desarrollar perfiles de riesgos de los colaboradores que tienen representación legal de compañía y/o disposición de bienes y haberes. De igual manera, esta política requiere la implementación de canales de alerta disponibles.

La programación anterior de políticas acompaña a la ley o normativa relevante en el país, y busca dar una orientación a los trabajadores sobre los requisitos regulatorios que dispone el empleador para el ejercicio de las funciones a lo interno de la empresa. Aun así, quedan espacios, en cada una de las conductas que desarrollan los individuos cuando prestan el servicio para una compañía, donde no entra la política o la ley aplicable y es aquí precisamente donde los principios éticos empiezan a regir el actuar de los colaboradores. En toda aquella situación donde el colaborador no tenga una referencia sobre normativa, política o procedimiento aplicable y deba escoger el curso de acción a seguir para determinada acción, seguirá entonces lo que le impulsa la cultura ética organizacional y en su defecto los principios éticos contenidos en la literalidad del Código de Ética.

Lo interesante del Código de Ética es que constituye el principio y fin del ciclo normativo regulatorio. constituye la base donde se cimienta el modelo de gestión de riesgos regulatorios, pero a la vez constituye la norma supletoria para entrar a conocer una situación donde no tenía una referencia legal o de política interna sobre como proceder, y es ahí precisamente donde comprendemos la necesidad imperante de contar con una declaración de ética a lo interno de nuestras organizaciones.