Aunque en ocasiones los términos denuncia y reporte se empleen como sinónimos, resulta importante establecer una breve diferencia respecto a cómo se utilizan y el efecto que tienen, especialmente para este artículo. Ambos son importantes en el sistema de denuncias ya que ayudan a identificar una desviación que evita un daño superior de tipo ético.
Las denuncias implican acusar formalmente sobre violaciones serias a normativas, códigos o estándares internos-externos. Pueden referirse a fraude, soborno, corrupción, o incumplimiento grave de políticas internas.
El reporte, en cambio, supone un uso más general acerca de situaciones que no implican necesariamente violaciones legales, materializaciones de riesgos o la falta de ética. Pueden contener el quiebre de un proceso que incluye datos o problemas técnicos y que pudieran incrementar la ocurrencia de un riesgo superior sin la necesidad de abrir una investigación de tipo ético.
Dentro del estándar de gobierno corporativo, las organizaciones adoptan el manejo de información oportuna, relevante y apropiada como parte fundamental para deliberar, tomar decisiones y hacer seguimiento. Implementar mecanismos que permitan notificar conductas indebidas o no éticas, fomentan también un entorno justo, transparente, confiable e imparcial para sus stakeholders.
Estos mecanismos, conocidos como canales de reporte, denuncias (y consultas)[1], han evolucionado en las últimas décadas desde buzones físicos hasta robustas plataformas digitales administradas por terceros independientes.
El “arte” de gestionar el ciclo del programa marca la diferencia entre un sistema y una práctica empresarial. Referencias como la ISO 37002[2] ofrecen guías sobre el diseño, implementación, sostenibilidad y mejora de sus sistemas internos de comunicación de infracciones.
Formalizar una política o protocolo claro sobre lo que constituye una conducta inaceptable o ilegal y quiénes están cubiertos por la política es esencial para iniciar el sistema. Con estas conductas aspiradas (generalmente bien descritas en el Código de Conducta) se deben activar campañas comunicacionales permanentes que puedan ser “absorbidas” por quienes serán los usuarios deseados para estos canales.
Capacitaciones y entrenamientos con simulación de casos o dilemas éticos entre empleados y terceros promueven la comprensión y alcance del sistema. Confirmar la recepción de las denuncias, asegurando al usuario que su reporte será tratado con seriedad y confidencialidad puede ser la primera impresión que genere confianza.
Es imprescindible revisar ágilmente la información para luego (de ser viable) activar la investigación que busque esclarecer los hechos reportados. Esta etapa TIENE que ser una fase muy breve que pueda evitar el “enfriamiento” de la denuncia o del entusiasmo del denunciante.
Motivación para presentar una denuncia: La Buena Fe
Esta no es más que la voluntad honesta y sincera de señalar conductas que infrinjan principios éticos, normativas o procedimientos. Implica que el denunciante cree genuinamente en la veracidad de la información proporcionada y que su motivación para denunciar es promover la rectitud o corregir una irregularidad SIN intención de dañar deliberadamente la reputación o el prestigio de alguien.
Fomentar el principio de buena fe requiere demostrar que frente a cualquier evidencia que demuestre la violación de principios éticos no tolerados, se emplearán firmes correctivos de manera oportuna e independiente y también, asegurar que aquellos que se atrevan a levantar la voz no sufrirán represalias durante o después de la investigación.
Revisar periódicamente el sistema de denuncias para evaluar su eficacia y realizar mejoras basadas en feedback y en los cambios de legislación o política interna, asegura también que el sistema no solo es justo y efectivo, sino que también se adapta a las necesidades cambiantes de la organización y su entorno.
Finalmente, un informe de cierre debe ser comunicado de manera apropiada y confidencial a todas las partes pertinentes, garantizando transparencia dentro del marco de la privacidad requerida.
Organizaciones que gestionan efectivamente su sistema de denuncias ayuda a mantener la integridad y la transparencia dentro de una organización, promoviendo una cultura de apertura y responsabilidad, determinantes para cualquier entidad que aspire a operar de manera ética y efectiva en el mundo moderno.
Por: Enrique Gotera – Director de EGB Consulting
Miembro Comité Técnico y de Estudios de Compliance Empresarial
World Compliance Association Capítulo Colombia
[1]Aunque las consultas no forman parte del Sistema de Denuncias (Existen otros buzones especializados en PQRSF) la práctica es la de canalizar cualquier necesidad por un mismo canal y que este filtre o distribuya según el tópico.
[2] ISO 37002:2021. Esta norma complementa y completa los requisitos en esta materia de otras normas de compliance como por ejemplo, la ISO 37001 (Antisoborno), ISO 31000 (Riesgos), la UNE 19601 (Compliance Penal), o la ISO 37301 (Compliance).
12 de Octubre
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