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Se relajan las normas de compliance por impacto de la pandemia y el trabajo remoto

El trabajo a distancia, generalizado en el contexto de las restricciones a la circulación por el Covid-19 están generando cambios en las políticas internas de las empresas, proceso que es necesario revertir más temprano que tarde

La pandemia Covid 19 ha impuesto un desafío al Compliance, dada la mayor exposición a casos de incumplimientos normativos y la modificación de facto de procesos por la digitalización en las relaciones profesionales, laborales y empresariales. 



Ante ello, es preciso revisar y actualizar los Programas de Integridad y los procesos de control interno en las empresas, y llevar adelante las capacitaciones necesarias para explicar esos cambios, aspectos relevantes a fin de seguir garantizando el Compliance en la nueva normalidad de las empresas.



Lo cierto es que en los últimos meses el Compliance ha sido impactado por la pandemia Covid-19. A lo largo de todo 2020 la sociedad ha asistido a cambios que posiblemente se mantengan aún superada la pandemia. 



El trabajo remoto y las diversas regulaciones sobre aislamiento y distanciamiento social han modificado integralmente la vida personal y laboral, así como el funcionamiento de los diferentes organismos reguladores y los tribunales, que utilizaron la vía digital, es decir, la mesa de entradas virtual para las presentaciones y el seguimiento de los expedientes, lo cual subsiste actualmente.



La explosión de la digitalización ha sido una de las consecuencias de la pandemia que afectan al Compliance, lo cual ha permitido también derribar recaudos burocráticos innecesarios, haciendo más eficiente el proceso administrativo en muchos casos. 



Por citar algunos ejemplos, la Comisión Nacional de Valores (CNV), la Unidad de Información Financiera (UIF) y el Banco Central de la República Argentina (BCRA) han funcionado prácticamente en forma virtual suspendiendo, en ciertos casos, los plazos administrativos.



Como normativa destacada en materia societaria, en una conjunción del proceso de digitalización y las regulaciones societarias que ya venían siendo analizadas por el regulador del mercado de capitales, la CNV dictó la Resolución General 830/2020 que permitió celebrar las asambleas a distancia por medios virtuales, experiencia que resultó muy buena y que esperemos continúe post pandemia.



Además, la cuarentena estricta extendió el trabajo remoto como pauta general y ello modificó el funcionamiento de las empresas y las relaciones laborales en ellas, lo cual también implicó un cambio de facto en los procedimientos de Compliance, por la distancia y la falta de contacto entre los grupos y equipos de trabajo, con impacto también en el cumplimiento de la normativa de Compliance y en los controles internos que deben hacer las empresas.



Hoy asistimos a una mayor libertad para organizar la vida profesional, laboral y social: la flexibilidad de horarios y el relacionamiento virtual requiere una revisión en los procesos y/o controles existentes a fin de determinar si deben ser adecuados.



Ello necesariamente obliga a repensar el Compliance y revisar los Programas de Integridad, las capacitaciones y procedimientos internos, así como también analizar la metodología que se venía utilizando para evitar o mitigar los incumplimientos normativos o fraudes.



En esta readaptación a la era digital o a la presencialidad limitada hemos asistido a diversas situaciones que evidenciaron esa necesidad de adecuación: las presentaciones tardías ante reguladores por desconocimiento de la forma de efectuarlas, si debía ser por vía presencial o digital, o si la presentación digital podía ser implementada con los medios con que contaba la empresa.



La necesidad de las empresas de invertir en tecnología para adaptarse rápidamente a un funcionamiento cien por ciento digital ocasionó que fueran soslayados muchos temas de Compliance, como ser: 



1) Aún prorrogados los plazos para las presentaciones de documentos los mismos no podían cumplirse.



2) La falta de aceptación de la firma electrónica o digital en trámites y la necesidad de contar con firma ológrafa en presentaciones que resistían y todavía resisten la digitalización. 



3) La exigencia de acreditación de la identidad de las personas en forma digital, ya sea para asistencia a reuniones asamblearias por videoconferencia o para realización de trámites digitales. 



4) Las resoluciones con firma digital emitidas por organismos reguladores que no eran a priori aceptadas por organismos de extraña jurisdicción porque desconocían la implementación de firma digital.



En definitiva, la pandemia trajo muchos desafíos y la práctica profesional del Compliance permitió ir superando los diferentes obstáculos que presentaba un cambio abrupto en la manera de trabajar y en el funcionamiento de las empresas y los reguladores.



La digitalización también planteó desafíos por la confidencialidad que debe mantenerse en el teletrabajo, la necesidad de recurrir a la ciberseguridad en las transacciones, y en la protección de datos personales en un contexto de trabajo digital.



Los procedimientos previstos en los Programas de Integridad para las denuncias deben ser revisados, y ello plantea nuevos interrogantes: si es posible que ese proceso pueda ser totalmente digital, anónimo y eventualmente tercerizado, en casos en que las empresas no posean la infraestructura necesaria.



Frente a estos cambios es esencial que el asesoramiento en materia de Compliance también esté aggiornado a las nuevas realidades. Es preciso por tanto que los equipos aporten creatividad y excelencia profesional para solucionar los problemas que se plantean.



Asimismo, existen desafíos post pandemia Covid-19, los que posiblemente impacten en el Compliance: ¿Ha cambiado definitivamente el trabajo y la forma de realizarlo será virtual o volverá a su etapa previa a la actual pandemia? ¿Cómo será la cultura de las compañías en cuanto al manejo de la  confidencialidad? ¿Cómo se deben adecuar los principios de Compliance interno, los cursos y seminarios de capacitación? ¿Se ven afectadas la diversidad e inclusividad en las empresas ante el trabajo en el hogar? ¿Habrá un incremento de fraudes por uso mayor de la digitalización y comercio electrónico, y mayor exposición al lavado de dinero? ¿Habrá una necesidad de mayor confidencialidad frente al desafío del teletrabajo que implica llevar la empresa a casa?



En Argentina la normativa de Compliance ha evolucionado desde 1999, cuando se publicaron los primeros decretos de la oficina anticorrupción y ética pública, en el año 2000 con la sanción de las leyes de datos personales y lavado de dinero, en 2001 con el dictado del decreto de transparencia en la oferta publica, la sanción de la nueva ley de mercado de capitales en el año 2012, y las sucesivas regulaciones que se fueron dictando a lo largo del tiempo, destacándose las



Normas de Gobierno Corporativo de la CNV, hasta llegar al año 2017 con la sanción de la Ley de Responsabilidad Penal Empresaria (la LRPE).



 



El Compliance en cada disciplina ha sido esencial y se fue ampliando el campo de actuación en la materia, aunque claramente en los últimos años ha tenido mayor difusión y auge el asesoramiento especializado y focalizado en el tema anticorrupción.



Bajo las pautas de la LRPE el asesoramiento preventivo de Compliance debe realizarse principalmente mediante: 



a) la redacción o actualización de los Programas de Integridad, charlas y cursos de capacitación (éstos últimos, al ser virtuales facilitan muchísimo la difusión de los temas de Compliance).



b) El asesoramiento a los compliance officers y la preparación de informes u opiniones analizando una situación determinada, o una denuncia concreta.



c) La determinación del curso de acción a seguir ante posibles situaciones a las cuales esté expuesta una empresa a fin de mitigar los riesgos por incumplimientos a los procesos internos o a la normativa aplicable.



d) El asesoramiento a los directores de las sociedades por la responsabilidad que asumen por la normativa de Compliance. 



Por último, el Compliance también es relevante en las compras de empresas en las cuales debe planificarse e implementarse el due diligence bajo esa perspectiva, proceso éste que también ha sido afectado por la digitalización (el data room virtual y las entrevistas o reuniones informativas por video conferencia). 



Esto plantea también la determinación de las diferencias entre un due diligence presencial y otro totalmente virtual, y si hay aspectos que deben ser adecuados en tal proceso.

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