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19 preguntas que debe hacerse un autónomo para saber si cumple con la ley de protección de datos

Sin necesidad de registrarse ni de dar ningún tipo de reseña personal. A través de un formulario de 19 preguntas, los autónomos podrán conocer el nivel de cumplimiento que tienen los sistemas de protección de datos en sus negocios. Se trata de una herramienta digital y gratuita que ha sido elaborada por el Colegio de Registradores, junto con Unión Profesional, y que ponen ahora a disposición de todos los colectivos profesionales interesados, con el objetivo ayudarles cumplir y mejorar con las diferentes normativas que hay en materia de protección de datos. Las sanciones por incumplir este tipo de leyes pueden ascender, en los casos más graves, hasta los 20 millones de euros.

La herramienta se creó con la intención de ser utilizada por colectivos profesionales, para que pusieran en común sus problemas a la hora de cumplir con la normativa en materia de protección de datos (tanto de la Ley Oficial de Protección de Datos, como del Reglamento General de Protección de Datos, así como dictámenes jurídicos y resoluciones de las Autoridades de control competentes). Pero también es válida para cualquier negocio individual regentado por autónomos. El pasado lunes, durante la presentación de la herramienta, el director de Responsabilidad Social Corporativa del Colegio de Registradores de España, Sebastián del Rey, aseguró que “la herramienta es un servicio que hemos puesto a disposición de todos los colectivos profesionales, incluidos los autónomos”.

Del Rey explicó que, “aunque la utilización que pueda realizar un trabajador por cuenta propia pueda ser más reducida -en comparación con el resto de otros colectivos profesionales-, al final, la herramienta le ayudará, junto con la Guía de buenas prácticas, a conocer los propios estándares de cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos y saber qué hacer para mejorarlos”.

Junto con la herramienta de autoevaluación, el Colegio de Registradores también presentó una Guía de buenas prácticas en materia de protección de datos, ambas son gratuitas y están disponibles en la página web del Colegio. Para el director, lo que se ha hecho con ambas iniciativas “es poner la experiencia de los registradores a disposición del resto de Colegios, profesionales o personas interesadas. Todo el aporte intelectual que hemos llevado a cabo en los últimos años sobre la protección de datos está en esta guía e instrumento de análisis”.

¿Cómo funciona la herramienta del Colegio de Registradores?

Los autónomos o colectivos profesionales interesados en acceder a esta herramienta tienen que ir a la página web del Colegio de Registradores. Dirigirse al apartado Documentación y Descargas y pinchar sobre la opción Autoevaluación para Servicios Centralizados de Privacidad.

Una vez allí, no tendrán que registrarse, ni proporcionar ningún tipo de dato, simplemente tendrán responder a 19 preguntas eligiendo en cada una de las cuestiones una de las cinco opciones disponibles. “La herramienta está muy ligada a los contenidos de la Guía de Buena Prácticas en materia de protección de datos [...] Cada una de las 19 preguntas se relaciona con las diferentes buenas prácticas que incluye el documento, lo que permite a los usuarios que la completen conocer su nivel de madurez”.

Algunas de las preguntas que deberán responder los autónomos serán, por ejemplo: ¿Cómo se resuelven los conflictos entre la normativa específica del sector y la normativa de protección de datos?; ¿El servicio cuenta con ventanillas de atención a los ciudadanos?; o ¿Se realizan procesos de supervisión del cumplimiento de los responsables del tratamiento?. En cada una de las 19 preguntas deberán escoger una de las cinco opciones disponibles en el cuestionario.

Al final del proceso de autoevaluación, “la aplicación le arroja al profesional un informe sobre nivel de cumplimiento de la normativa y un promedio del mismo, que se obtiene a través del análisis de una serie de elementos: gobierno, organización del servicio, gestión, mejora continua y la capacidad de respuesta frente a ciudadanos”. El director de la Oficina de Protección de Datos y cumplimiento Normativo del Colegio, Fernando Moreta, destacó sobre este informe que puede llegar a resultar muy útil “porque los resultados llevan a un apartado de la guía en html, para que el autónomo tenga un mayor conocimiento sobre el apartado que debe mejorar en materia de protección de datos”.

Los clientes sí están concienciados en materia de protección de datos

Como ya advirtió este diario digital hace unos meses, los clientes están más concienciados en materia de protección de datos que las empresas. Es por ello, que acuden a denunciar ante los juzgados o la Agencia de Protección de datos cuando son conocedores de que no se está haciendo un uso adecuado de su información persona.

De hecho, según dijeron los expertos jurídicos, la mayor parte de las sanciones que está imponiendo en estos momentos la AEPD suelen partir de una denuncia, principalmente de clientes al negocio porque la  entidad hizo un mal uso de su información personal. Razón por la que los abogados alertan a los autónomos y pequeños negocios a no relajarse con el cumplimiento normativo de la protección de datos, pues los clientes están haciendo uso de sus derecho y las sanciones que se suelen imponer si se incumplen son muy altas. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece unas cuantías máximas de sanción que pueden ser de 10 millones para los incumplimientos más leves y de 20 millones de euros para los más graves.

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