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Las federaciones y la persona delegada de protección de datos

El artículo 34 de la vigente Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, obliga a las federaciones deportivas que traten datos de menores de edad a designar una persona como Delegada de Protección de Datos (DPD) que será la encargada de orientar a la entidad en el cumplimiento normativo referido a los datos personales y de representar a la Federación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en cualquier controversia sobre el tema.

Igualmente, el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), en su artículo 37.1 dispone igualmente la obligación de dicho nombramiento a las federaciones deportivas en virtud de las facultades administrativas delegadas por la administración pública.

La persona delegada será designada teniendo en cuenta sus cualidades profesionales y sus conocimientos especializados del derecho y la práctica en materia de protección de datos, así lo dispone el Reglamento Europeo, al cual se remite la Ley Orgánica 3/2018.

En concreto, la persona delegada de protección de datos de una federación deportiva tiene, como mínimo, las siguientes funciones:

1.- Informar y asesorar a la persona responsable en la federación del tratamiento de datos personales, así como también a los empleados, siempre teniendo en cuenta la normativa europea y estatal al respecto.

2.- Supervisar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales dentro de la federación, incluida la asignación de responsabilidades, la concienciación y formación del personal que participa en las operaciones de tratamiento, además de velar porque realicen las auditorías correspondientes.

3.- Ofrecer el asesoramiento que la federación solicite acerca de la evaluación de impacto relativa a la protección de datos y supervisar su aplicación.

4.- Cooperar con la Agencia española de Protección de Datos en todo aquello que precise.

5.- Actuar como vía de contacto entre la federación y la Agencia española de Protección de Datos o la autoridad autonómica, sobre cuestiones relativas al tratamiento, así como en la realización de consultas.

En la Ley Orgánica se detalla qué posición debe tener la persona delegada dentro de la entidad, en este caso, dentro de la federación deportiva. Al efecto, y cuando se trate de una persona física integrada en la organización, no podrá ser removido ni sancionado por el responsable por desempeñar sus funciones, salvo en el caso que incurriera en dolo o negligencia grave en su ejercicio. Se deberá garantizar siempre la independencia del o la delegada dentro de la federación, debiendo evitarse cualquier tipo de conflicto de intereses.

Igualmente, y en el ejercicio de sus funciones, deberá tener acceso a todos los datos personales y a los procesos de tratamiento si ningún tipo de oposición. Por otro lado, cuando aprecie la existencia de una vulneración relevante en materia de protección de datos tendrá la obligación de documentarlo y comunicarlo inmediatamente a los órganos de administración y dirección federativos.

Por último, al ser su designación un imperativo legal, las federaciones tienen la obligación de comunicar su nombramiento a la autoridad de control (Agencia española de protección de datos) en el plazo de 10 días, así como también a publicitar su existencia a través de medios electrónicos. En concreto, la Agencia ha puesto a disposición de los responsables de tratamiento federativos una ‘Sede Electrónica’ a través de la cual pueden comunicar la designación de la persona delegada de protección de datos.

Así mismo, mediante dicha plataforma electrónica se puede realizar la consulta de los datos de contacto de los y las delegadas designadas. Además, y con la finalidad de ofrecer seguridad y fiabilidad tanto a las personas profesionales de la privacidad, como a las federaciones que han de incorporar y designar al delegado o delegada, la Agencia de protección de datos ha promovido un esquema de Certificación para contratar los servicios de personal cualificado al efecto.

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