Política de Protección de datos personales de la World Compliance Association

En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (GDPR), Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y otras leyes y reglamentos relacionados, le informamos de la Política de Protección de Datos Personales.

1. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES?

El responsable del tratamiento es la WORLD COMPLIANCE ASSOCIATION (en adelante, WCA), con NIF G87755302 y domicilio social en Madrid, Paseo de la Castellana, 79 - 7ª Planta (Lexington Center).

En la WCA contamos con un Delegado de Protección de Datos (en adelante, también “DPD” o “DPO”), con quien podrá contactar, si lo necesita, para obtener más información sobre cualquiera de los puntos incluidos en nuestra Política de Privacidad y para hacerle llegar sus dudas, consultas o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, a través de la dirección de correo electrónico dpo@worldcomplianceassociation.com

A continuación, le ofrecemos información detallada del tratamiento de sus datos personales efectuado por la WCA como responsable de dicho tratamiento.

2. DATOS PERSONALES

Un dato personal es toda información sobre una persona física identificada o identificable.

Para las finalidades establecidas en esta Política de Privacidad, el responsable recaba y trata los datos personales que se explican en cada tipo de tratamiento, y que dependerán de los diferentes servicios que solicite o la relación contractual que mantenga con nuestra entidad.

Nuestra organización se compromete a tratar con total confidencialidad y a aplicar las medidas de seguridad adecuadas, de tipo físico, técnico y organizativo, para la protección de sus datos personales.

Usted garantiza y responde, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos personales proporcionados y se compromete a mantenerlos debidamente actualizados.

3. ¿CUAL ES EL ORIGEN DE SUS DATOS PERSONALES Y QUÉ DATOS TRATAMOS?

Para dar respuesta a esta pregunta se debe distinguir entre las fuentes de las cuales proceden sus datos personales y la tipología de datos personales tratados por la WCA:

3.1 Fuentes de las que proceden los datos personales

• Datos facilitados por ti de forma directa a través de los formularios de acceso que existen en nuestra página web (p.ej., Solicitud de Adhesión, Formulario de contacto, Inscripción a encuentro, etc.) o para la para la formalización de la relación como asociado de la WCA.
• Datos generados sobre ti derivados de la propia gestión, desarrollo y mantenimiento de la relación precontractual o contractual que mantengas con la WCA.

  Asimismo, cuando navegas por nuestra página Web, pueden instalarse en tu dispositivo distintas cookies, tal y como te explicamos en nuestra Política de Cookies. Únicamente se instalarán aquellas técnicas o estrictamente necesarias para el funcionamiento del Sitio Web (las demás cookies solo se instalarán si nos prestas tu previo consentimiento expreso para ello a través del panel de configuración de cookies correspondiente).

3.2. Tipología de datos personales

• Datos identificativos: nombre, apellidos, número de identificación, imagen, dirección postal, teléfono fijo o móvil, dirección de correo electrónico.
• Datos profesionales: empresa y cargo.
• Datos económico-financieros: cuenta bancaria o tarjeta de crédito.
• Datos relativos a transacciones: productos y servicios contratados.
• Datos de navegación y comportamiento online: dirección IP y hábitos de comportamiento en nuestra página web (p.ej. cómo navegas por las distintas secciones del Sitio Web) en el caso de que hayas aceptado el uso de cookies y otras tecnologías similares; los datos sobre el ISP (dominio del proveedor que da acceso a la red) y la fecha-hora vinculada al acceso; así como las claves que se utilizan para acceder/operar en la Zona Privada Asociados.

Le informamos de que no todas las categorías de datos anteriormente señaladas son utilizadas para todos los tratamientos previstos en esta Política de Privacidad. En el siguiente apartado (“¿Para qué y con qué legitimación tratamos sus datos?”) se describen los diferentes tratamientos de datos realizados por la WCA, con indicación de sus finalidades y sus bases jurídicas de legitimación respectivas, se detalla qué concretas categorías de datos son utilizadas para cada uno de esos tratamientos.

Además, le informamos de que cuando en el siguiente apartado se asocia una categoría de datos personales a un tratamiento determinado, no quiere decirse que todos y cada uno de los datos incluidos en esa categoría vayan a utilizarse siempre que se realice dicho tratamiento. En efecto, y por aplicación del principio legal de minimización de datos, tales datos personales se utilizarán solamente en la medida en que, en función de las circunstancias de cada caso concreto, resulten adecuados y pertinentes para cumplir con la finalidad asignada en esta Política de Privacidad al tratamiento correspondiente.

4. PARA QUÉ DURANTE CUÁNTO TIEMPO Y CON QUÉ LEGITIMACIÓN TRATAMOS SUS DATOS?

Seguidamente le informamos sobre los distintos tratamientos de sus datos personales de los que la WCA es responsable, con especificación de las finalidades y las bases jurídicas de cada uno de ellos. Adicionalmente, y conforme a lo indicado en el anterior subapartado 3.2. (“Tipología de datos personales”), se detallan respecto de cada tratamiento las concretas categorías de datos utilizados en su realización.

4.1. Tratamientos necesarios para la ejecución de sus relaciones contractuales con la WCA

Hacemos referencia en este subapartado a aquellos tratamientos cuya base jurídica radica en el hecho de ser necesarios para poder ejecutar sus relaciones contractuales con la WCA.

Seguidamente, se indican las operaciones de tratamiento de sus datos que podremos efectuar en el marco de la finalidad referida:

• Gestión de la base de datos de asociados.
• Facturación anual.
• Inscripción a eventos, webinars, congresos y/o encuentros compliance organizados por la WCA y gestión de la asistencia a los mismos.
• Registro de los productos y/o servicios que reciba.
• Proceder a su acceso como asociado al área de “Zona Privada Asociados” de nuestra web (https://www.worldcomplianceassociation.com), y gestionar las relaciones que se originen con motivo de su condición de usuario registrado.
• Permitir la navegación por nuestra página Web. Dicho tratamiento de sus datos, por tanto, es necesario para la ejecución de su solicitud de navegación al acceder a nuestra página Web (https://www.worldcomplianceassociation.com).

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2. de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos y de contacto; Datos profesionales; Datos económico-financieros; Datos relativos a transacciones; y Datos de navegación y comportamiento online.

Sus datos personales serán conservados durante la vigencia de su relación contractual con la WCA. Finalizada dicha relación, los datos serán bloqueados conforme a lo dispuesto en la normativa aplicable, lo que implica la identificación y reserva de los datos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, excepto para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o para su puesta a disposición de Jueces y Tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, a efectos de la atención o exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y sólo durante los plazos de prescripción  legal de las mismas. Transcurridos dichos plazos, sus datos personales serán eliminados.

Tratamientos basados en su consentimiento

En este subapartado hacemos referencia a aquellos tratamientos de sus datos personales que realizaremos exclusivamente en el caso de haber solicitado y obtenido su consentimiento previo a tal efecto.

Sus datos personales serán conservados en tanto en cuanto no ejerza su derecho de retirar su consentimiento, momento en el que dejaremos de realizar la actividad concreta para la que había consentido previamente, salvo que exista otra razón que justifique la continuidad del tratamiento de sus datos con estos fines, en cuyo caso, le notificaremos dicha situación.

Los tratamientos de sus datos personales que podremos realizar en el caso de haber solicitado y obtenido su consentimiento previo para ello son los que se detallan a continuación:

4.1.1 Uso de datos de contacto para la suscripción a nuestra Newsletter.

En la medida en que se suscriba a nuestra Newsletter, trataremos sus datos personales para gestionar su suscripción. Así mismo, podremos ofrecerle información sobre productos y servicios de empresas colaboradoras de la WCA.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico).

4.1.2 Tratamiento de Datos del formulario web "Contacto"

Cuando usted contacte con nosotros a través del formulario de “Contacto” habilitado en nuestra página Web (https://www.worldcomplianceassociation.com), trataremos sus datos personales para gestionar su solicitud de información y poder dar respuesta a la misma.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico).

4.1.3 Tratamiento de Datos del formulario web "Consulta tus dudas de Compliance"

Cuando usted contacte con nosotros a través del formulario de “Consulta tus dudas de Compliance” habilitado en nuestra página Web (https://www.worldcomplianceassociation.com), trataremos sus datos personales para gestionar su consulta y poder dar respuesta a la misma.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico).

4.1.4 Publicación de sus datos básicos y fotografía en el portal de la WCA

En el momento de cumplimentar la solicitud de adhesión como socio, se solicitará su consentimiento para la publicación de los datos básicos por usted facilitados (en particular, su nombre y apellidos, dirección de email, organización a la que pertenece), así como su fotografía (siempre y cuando Vd. la haya proporcionado), en el portal de la WCA en la sección de "profesionales asociados" de modo que puedan ser accesibles a otros asociados.

La publicación de este listado responde a una de las finalidades de la asociación, como es la promoción de las relaciones entre sus asociados a fin de poder realizar futuras colaboraciones profesionales, participación conjunta en proyectos o actividades eventuales de similar índole.

Desde la Zona de Asociados, podrá activar o revocar el consentimiento posteriormente siempre que usted lo desee.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, imagen, dirección postal, teléfono fijo o móvil, dirección de correo electrónico); Datos profesionales (empresa y cargo).

4.1.5 Toma de fotografías y/o vídeos en Eventos, Webinars, Congresos y Encuentros Compliance organizados por la WCA

En el ámbito de los Eventos, Webinars, Congresos y Encuentros Compliance organizados por la WCA en los que participe, y siempre que nos haya otorgado tu consentimiento, la WCA podrá tomar fotografías y vídeos de dichos actos y eventos en los que aparezca. Asimismo, la WCA podrá promocionar los citados actos y eventos a través de los medios de comunicación que considere convenientes, pudiendo, pues, difundirse a través de dichos medios los datos de su voz y/o imagen que puedan figurar en las referidas fotografías y vídeos realizados.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos referidos a su imagen y/ voz.

4.1.6 Cesión de datos a partner colaboradores de Eventos, Webinars, Congresos y Encuentros Compliance organizados por la WCA

En el ámbito de los Eventos, Webinars, Congresos y Encuentros Compliance organizados por la WCA en los que participe, y siempre que nos haya otorgado tu consentimiento, la WCA podrá ceder sus datos a partners colaboradores del evento en particular.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, dirección postal, teléfono fijo o móvil, dirección de correo electrónico).

4.1.7 Ceder tus datos a Staregister, colaborador de WCA en los procesos de Certificación/Evaluación de Sistemas de Compliance ofertados a nuestros clientes, para que puedan ofrecerle una oferta de servicios ajustada a sus necesidades.

Compartiremos tus datos personales con Staregister, entidad con la que la WCA ha firmado un convenio de colaboración para la prestación de servicios de Certificación/Evaluación de Sistemas de Compliance a nuestros clientes.

Para esta finalidad podremos tratar los datos personales correspondientes a las siguientes categorías detalladas en el subapartado 3.2 de la presente Política, sin perjuicio de la aplicación del principio de minimización de datos: Datos identificativos (nombre, apellidos, dirección postal, teléfono fijo o móvil, dirección de correo electrónico); Datos profesionales (empresa y cargo).

5. ¿A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN SUS DATOS PERSONALES?

Los datos personales tratados por la WCA para alcanzar las finalidades detalladas anteriormente podrán ser comunicados a los siguientes destinatarios en función de la base legitimadora de la comunicación.

• Entidades financieras, para fines administrativos internos, relacionados con la facturación y el cobro de los servicios suministrados.
• Proveedores y colaboradores de servicios relacionados con marketing y publicidad.
• Proveedores y colaboradores de servicios de mantenimiento de hardware y software y servicio de servidores bajo demanda.
• Proveedores y colaboradores de servicios relacionados con la gestión de servicios prestados por la WCA.
• Órganos competentes de las Administraciones Públicas que determine la legislación vigente en cada momento, para el ejercicio de sus legítimas competencias y a los efectos de dar cumplimiento a las obligaciones legales que correspondan y siempre con el alcance que determine dicha legislación.

Estas comunicaciones de datos persiguen garantizar el correcto desarrollo de la relación contractual, así como dar cumplimiento a obligaciones legales que exigen realizar las mencionadas comunicaciones.

No se han previsto transferencias internacionales de datos personales.

6. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO QUE HACEMOS DE LOS MISMOS?

La normativa de protección de datos te confiere los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos:

• Derecho de información: Usted tiene derecho a ser informado de manera concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, sobre la utilización y tratamiento de sus datos personales.
• Derecho de acceso: Usted tiene derecho a solicitarnos en cualquier momento que le confirmemos si estamos tratando sus datos personales, a que le facilitemos acceso a los mismos y a la información sobre su tratamiento y a obtener una copia de dichos datos. La copia de sus datos personales que le facilitemos será gratuita si bien la solicitud de copias adicionales podrá estar sujeta al cobro de una cantidad razonable basada en los costes administrativos. Por nuestra parte, podremos pedirle que acredite su identidad o requerirle más información que sea necesaria para gestionar su solicitud.
• Derecho de rectificación: Usted tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos personales inexactos, no actualizados o incompletos que le conciernan. También podrá solicitar que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.
• Derecho de supresión: Usted tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueran recogidos. No obstante, este derecho no es absoluto, de manera que nuestra organización podrá seguir manteniéndolos debidamente bloqueados en los supuestos previstos por la normativa aplicable.
• Derecho a limitar el tratamiento: Usted tiene derecho a solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos personales lo que significa que podremos seguir almacenándolos, pero no seguir tratándolos si se cumple alguna de las siguientes condiciones: que Usted impugne la exactitud de los datos, durante un plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos;

• El tratamiento sea ilícito y Usted se oponga a la supresión de los datos y solicite en su lugar la limitación de su uso;
• Nuestra entidad ya no necesite los datos para los fines del tratamiento, pero Usted los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones;
• Usted se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos de nuestra entidad prevalecen sobre los suyos.

• Derecho a la portabilidad de los datos: Usted tiene derecho a que sus datos sean transmitidos a otro responsable del tratamiento en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Este derecho se aplica cuando el tratamiento de sus datos personales esté basado en el consentimiento o en la ejecución de un contrato y dicho tratamiento se efectúe por medios automatizados.
• Derecho de oposición: Este derecho le permite oponerse al tratamiento de sus datos personales, incluida la elaboración de perfiles. No podremos atender a su derecho únicamente cuando tratemos sus datos en el caso de que acreditemos motivos legítimos para el tratamiento o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
• Derecho a no someterse a decisiones automatizadas, incluidos perfiles: Este derecho le permite no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan -dichas decisiones- efectos jurídicos o le afecten de modo similar. Salvo que dicha decisión sea necesaria para la celebración o ejecución de un contrato, esté autorizada por una ley o se base en el consentimiento.
• Derecho a retirar el consentimiento: En los casos en los que hayamos obtenido su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en relación con determinadas actividades (por ejemplo, con el fin de enviarle comunicaciones comerciales), podrá retirarlo en cualquier momento. De esta forma, dejaremos de realizar esa actividad concreta para la que había consentido previamente, salvo que exista otra razón que justifique la continuidad del tratamiento de sus datos con estos fines, en cuyo caso, le notificaremos dicha situación.
• Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control: Usted tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, 901 100 099 - 912 663 517 (www.agpd.es), o en la dirección electrónica: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formQuejasSugerencias/seleccionarQuejaSugerencia.jsf

Podrá ejercitar los derechos antes indicados mediante un correo electrónico dpo@worldcomplianceassociation.com, acompañando un documento acreditativo de su identidad y proporcionando los detalles necesarios para procesar su solicitud.

Los interesados pueden obtener información adicional sobre sus derechos en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos, www.agpd.es.