Las responsabilidades del Compliance Officer parten del deber de informar sobre los posibles riesgos e incumplimientos que afectan a la organización, pero no se limitan a ello. Se trata de una función que para poder cumplir de manera eficaz y adecuada, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.
a – Sistema de denuncias, quejas y soporte telefónico o mediante correos electrónicos.
b – Reuniones periódicas con los responsables de procesos.
c – Informes periódicos de reporte de incidencias.
d – Mecanismos de soporte directo a los empleados que tengan dudas sobre si una conducta o no representa un riesgo, antes de ejecutarla.
e – Checkpoints y controles de procesos en los casos en que se exceda de los parámetros normales de operación en los cuales se requiera la aprobación del Compliance Officer (Por ejemplo: Firma de contratos que excedan determinado monto, autorización de obsequios corporativos).
f – Indicadores de desempeño y de cumplimiento de las medidas establecidas para garantizar el cumplimiento normativo y que reflejen la evolución del sistema de prevención de riesgos.
Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes no sólo para el cargo sino que puede incidir sobre la actividad de la empresa, y es por ello que se debe garantizar que quien funja como Compliance Officer o conforme un Comité a tales fines, sea una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo (o el acceso a expertos en la materia) en temas de cumplimiento normativo.
Cabe destacar que el incumplimiento de estas responsabilidades puede acarrear no sólo las sanciones que establezcan la leyes de aplicación para la empresa, sino también responsabilidades personales para el Compliance Officer que no haya ejercido su deber de vigilancia diligentemente.
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